Учет командировочных расходов

Категория: Отчетность бюджетных организаций
 

При учете командировочных расходов в бюджетных учреждениях следует руководствоваться: ТК РФ, Инструкцией МФ СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), Постановлением Правительства РФ от 02.10.02 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета (далее - Постановление N 729), Указом Президента РФ от 18.07.05 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" (далее - Указ N 813), Приказом Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" от 02.08.04 N 64н (далее - Приказ N 64н).

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Обратите внимание: служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Командировочные расходы выплачиваются только работникам, которые состоят в штате учреждения. Согласно ст. 167 ТК РФ за работником, направленным в служебную командировку, сохраняется средний заработок, место работы. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с командировкой.

На основании Постановления Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.04 N 1 (далее - Постановление N 1):

1) Работник, направляемый в командировку, обязан составить служебное задание для командировки и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, в которой указываются цели и задачи работника в командировке.

2) На основании служебного задания оформляется приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один работник) или N Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников бюджетного учреждения). В приказе о направлении в командировку должны быть указаны цель, время и место командировки.

3) Выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10. В командировочном удостоверении проставляются отметки о месте прибытия и убытия работника из командировки.

Днем отправления в командировку считается день выезда работника. По вопросу определения дня выезда возникают разногласия, поэтому рассмотрим такую ситуацию на примере.

 

Пример.

Михайлов И.И. направляется в командировку в Москву. Согласно купленному билету отправление поезда - 1 апреля 2005 г. в 23 часа 58 минут.

Днем выезда будет считаться 1 апреля, а если бы поезд отправлялся в 0 часов или 0 часов 01 минута 2 апреля 2005 года, то днем выезда было бы 2 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как уже отмечалось выше, работник при направлении в командировку пишет заявление на имя руководителя учреждения на получение аванса. В заявлении указывается место, сроки командировки и сумма аванса.

Согласно Постановлению N 729 расчет командировочных расходов производится в следующих размерах:

- суточные за каждый день нахождения в командировке в размере - 100 руб.;

- расходы по найму жилого помещения в размере - не более 550 руб., при приложении соответствующих подтверждающих оплату документов (счета-фактуры, контрольно-кассового чека, бланка строгой отчетности), при отсутствии подтверждающих документов - 12 руб. в сутки. Кроме того, командированному работнику оплачиваются расходы по бронированию мест в гостинице, но не более 50% стоимости гостиничного номера;

- расходы по оплате проезда до места назначения и обратно, до места работы, в том числе стоимость услуг по приобретению проездного билета на транспортное средство (самолет, поезд, автобус, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями).

В силу п. 18 Указа N 813 для федеральных гражданских служащих не установлен предельный размер по найму жилого помещения, однако он не должен превышать размер, определенный для служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории "руководители", - стоимости двухкомнатного номера, а для остальных служащих - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

Рассмотрим ситуации по найму жилья на примерах.

 

Пример.

Иванов И. И., работающий водителем в бюджетном учреждении, направлен в командировку сроком на 2 дня. По возвращении из командировки им представлен авансовый отчет на 1 500 руб., а именно: суточные за 2 дня - 200 руб., проживание за 1 ночь - 1 300 руб.

Расходы по найму жилья в командировке Иванову И.И. в соответствии с Постановлением N 729 должны быть возмещены в сумме 550 руб.

 

Пример.

Михайлов И.И., имеющий должность федерального гражданского служащего, направляется в командировку сроком на 3 дня. По возвращении из командировки он представил авансовый отчет на 5 000 руб., а именно: суточные за 3 дня - 300 руб., проживание в одноместном номере за 2 ночи - 4 700 руб.

Расходы по найму жилья в командировке Михайлову И.И. в соответствии с п. 18 Указа N 813 должны быть возмещены в сумме 4 700 руб.

При отсутствии подтверждающих документов по проживанию федерального гражданского служащего в командировке ему возмещаются 30% от установленных норм суточных расходов за каждый день нахождения в командировке.

Учет командировочных расходов ведется в соответствии с КОСГУ на счетах 0 208 01 000, 0 208 03 000, 0 208 07 000 (п. 160 Инструкции N 70).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

- 212 "Прочие выплаты" - расходы по оплате суточных;

- 222 "Транспортные услуги" - расходы по проезду в служебной командировке;

- 226 "Прочие услуги" - расходы по найму жилого помещения в служебных командировках;

- 290 "Прочие расходы" - расходы протокольного характера в соответствии с законодательством РФ при служебных командировках на территории иностранных государств.

Рассмотрим стандартную ситуацию по командировочным расходам.

 

Пример.

Михайлов И. И. направлен в командировку в Москву с 1 апреля 2005 г. по 3 апреля 2005 г. Ему выдан из кассы под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 2 500 руб., а именно: суточные - 300 руб., проживание - 1 000 руб., проезд - 1 200 руб. По возвращении из командировки им представлен авансовый отчет и внесен неизрасходованный остаток в сумме 100 руб.

Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета средств федерального бюджета на общую сумму 2 500 руб. по подстатьям:

212 "Прочие выплаты" - 300 руб.;

226 "Прочие услуги" - 1 000 руб.;

222 "Транспортные услуги" - 1 200 руб.

В учете операции будут отражены следующим образом:

 
-------------------------------------T-----------------------T-----------------------T-------------¬
¦        Содержание операции         ¦         Дебет         ¦         Кредит        ¦ Сумма, руб. ¦
+------------------------------------+-----------------------+-----------------------+-------------+
¦Выданы под отчет суточные           ¦      1 208 01 560     ¦      1 201 04 610     ¦     300     ¦
¦                                    ¦Увеличение  дебиторской¦Выдача из кассы        ¦             ¦
¦                                    ¦задолженности подотчет-¦                       ¦             ¦
¦                                    ¦ных лиц по оплате труда¦                       ¦             ¦
+------------------------------------+-----------------------+-----------------------+-------------+
¦Выдан под отчет аванс на проживание ¦     1 208 07 560      ¦      1 201 04 610     ¦    1 000    ¦
¦                                    ¦Увеличение  дебиторской¦Выдача из кассы        ¦             ¦
¦                                    ¦задолженности подотчет-¦                       ¦             ¦
¦                                    ¦ных  лиц по оплате про-¦                       ¦             ¦
¦                                    ¦чих услуг              ¦                       ¦             ¦
+------------------------------------+-----------------------+-----------------------+-------------+
¦Выдано под отчет на проезд  к  месту¦      1 208 03 560     ¦      1 201 04 610     ¦    1 200    ¦
¦командирования и обратно            ¦Увеличение  дебиторской¦Выдача из кассы        ¦             ¦
¦                                    ¦задолженности подотчет-¦                       ¦             ¦
¦                                    ¦ных лиц по оплате тран-¦                       ¦             ¦
¦                                    ¦спортных услуг         ¦                       ¦             ¦
+------------------------------------+-----------------------+-----------------------+-------------+
¦Списаны расходы по оплате суточных  ¦     1 401 01 212      ¦     1 208 01 660      ¦     300     ¦
¦                                    ¦Расчеты с  подотчетными¦Уменьшение  дебиторской¦             ¦
¦                                    ¦лицами по оплате труда ¦задолженности по оплате¦             ¦
¦                                    ¦                       ¦труда                  ¦             ¦
+------------------------------------+-----------------------+-----------------------+-------------+
¦Списаны  расходы  по  оплате   найма¦     1 401 01 226      ¦     1 208 07 660      ¦     900     ¦
¦жилья                               ¦Расчеты с  подотчетными¦Уменьшение  дебиторской¦             ¦
¦                                    ¦лицами по оплате прочих¦задолженности подотчет-¦             ¦
¦                                    ¦услуг                  ¦ных   лиц   по   оплате¦             ¦
¦                                    ¦                       ¦прочих услуг           ¦             ¦
+------------------------------------+-----------------------+-----------------------+-------------+
¦Списаны расходы по оплате транспорт-¦     1 401 01 222      ¦      1 208 03 660     ¦    1 200    ¦
¦ных услуг                           ¦Расчеты с  подотчетными¦Уменьшение  дебиторской¦             ¦
¦                                    ¦лицами по оплате транс-¦задолженности подотчет-¦             ¦
¦                                    ¦портных услуг          ¦ных лиц по оплате тран-¦             ¦
¦                                    ¦                       ¦спортных услуг         ¦             ¦
+------------------------------------+-----------------------+-----------------------+-------------+
¦Возвращено в кассу учреждения       ¦     1 201 04 510      ¦     1 208 07 660      ¦     100     ¦
¦                                    ¦Поступления в кассу    ¦Уменьшение  дебиторской¦             ¦
¦                                    ¦                       ¦задолженности подотчет-¦             ¦
¦                                    ¦                       ¦ных   лиц   по   оплате¦             ¦
¦                                    ¦                       ¦прочих услуг           ¦             ¦
L------------------------------------+-----------------------+-----------------------+--------------
 

Интересное