Учет зарубежных командировок
Помимо служебных командировок в пределах России работники бюджетных учреждений осуществляют поездки и служебные командировки за рубеж. При направлении работника в служебную командировку за рубеж в соответствии со ст. 167 и 168 ТК РФ ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Кроме того, согласно п. 13 Указа N 813 при направлении в служебную командировку за границу гражданского служащего ему возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
В настоящее время при возмещении расходов, связанных с краткосрочными командировками на территории зарубежных стран, следует руководствоваться Приказом МФ РФ от 02.08.04 N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".
Возникают вопросы по выплате суточных при пересечении границы. В соответствии с Письмом Минтруда и МФ РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" (далее - Письмо N 1037-ИХ) со дня пересечения работником государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в той стране, в которую он направляется, а в день возвращения работника из-за рубежа и пересечения границы при въезде в РФ - по норме, установленной при служебных командировках в пределах РФ.
Пример.
Михайлов И.И. направлен в служебную командировку в Польшу с 10 по 15 апреля 2005 г.
Выехал Михайлов И.И. из Н. Новгорода в Москву 9 апреля. Прибыл в Москву 10 апреля. В тот же день он прибыл на самолете в Польшу. 15 апреля Михайлов И.И. возвратился из Польши в Москву. 16 апреля прибыл в Н. Новгород.
Суточные Михайлову И.И. будут выплачены в следующем размере:
- за 9, 15 и 16 апреля 2005 года - в общей сумме 300 руб.;
- за период с 10 по 14 апреля 2005 года из расчета 56 долларов США за каждый день нахождения в командировке в Польше.
Аналогична ситуация с возмещением расходов найма жилого помещения.
Если работник направляется в служебную командировку в несколько стран, то в соответствии с Письмом N 1037-ИХ со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в той стране, в которую направляется работник.
При выдаче денежных средств под отчет на командировочные расходы за границу следует руководствоваться п. 2 ст. 11 Закона "О бухгалтерском учете", в соответствии с которым бухгалтерский учет операций в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ ЦФ на дату совершения операций.
В силу п. 102 Инструкции N 70н, если операции по движению денежных средств в иностранной валюте бюджетное учреждение проводит не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, то расходы производятся по счету 0 201 07 000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте".
Операции с наличной валютой, осуществляемые через кассу бюджетного учреждения, учитываются на счете 0 201 04 000 "Касса" параллельно в валюте РФ и в иностранных валютах и отражаются в Кассовой книге (ф. 0504514) на отдельных листах по видам иностранных валют.
Расчеты по командировочным расходам отражаются также на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".
Пример.
К условиям предыдущего примера добавим, что 9 апреля из кассы учреждения выдано на командировочные расходы для оплаты:
- проезда из Н. Новгорода до Москвы и обратно в общей сумме 2 000 руб.;
- авиаперелета в Польшу и обратно в сумме 10 000 руб.;
- суточных в размере 56 долларов США за каждый день нахождения в Польше с 10 по 14 апреля 2005 г. (56$ х 5 суток = 280 долларов США), а также суточных по России на общую сумму 300 руб. (100 руб. х 3 суток);
- проживания в гостинице за границей на общую сумму 380 долларов США (95 долларов - максимальная сумма проживания в Польше за 4 ночи).
Авансовый отчет сдан 18 апреля и внесен остаток в кассу в сумме 60 долларов США (стоимость проживания составила 80 долларов в сутки, общая стоимость - 320 долларов за 4 ночи).
Курс ЦБ РФ на 9 апреля 2005 г. составлял 30 руб. за 1 доллар США, а на 18 апреля - 29 руб. за 1 доллар США.
Командировка связана с уставной деятельностью. Цель - обмен опытом в сфере образования.
В учете операции отражаются следующим образом:
---------------------------------T-------------------------T------------------------T--------------¬
¦ Содержание операции, дата ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, дол. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ США/руб. ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦ 9 апреля 2005 г. ¦
+--------------------------------T-------------------------T------------------------T--------------+
¦Получена иностранная валюта на¦ 1 201 04 510 ¦ 1 201 07 610 ¦ 660 / 19 800 ¦
¦командировку за границу по курсу¦Получено в кассу ¦Выбытие денежных средств¦ ¦
¦ЦБР на день перевода денежных¦ ¦учреждения со счетов в¦ ¦
¦средств ¦ ¦иностранной валюте ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Выданы суточные в валюте ¦ 1 208 01 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 280 / 8 400 ¦
¦ ¦Увеличение дебиторской¦Выдано из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчетных¦ ¦ ¦
¦ ¦лиц по оплате труда ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Выдано на проживание ¦ 1 208 07 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 380 / 11 400 ¦
¦ ¦Увеличение дебиторской¦Выдано из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчетных¦ ¦ ¦
¦ ¦лиц по оплате прочих¦ ¦ ¦
¦ ¦услуг ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Выданы суточные на командировку¦ 1 208 01 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 300 ¦
¦в пределах РФ ¦Увеличение дебиторской¦Выдано из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчетных¦ ¦ ¦
¦ ¦лиц по оплате труда ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Выдано на проезд к месту¦ 1 208 03 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 12 000 ¦
¦назначения и обратно ¦Увеличение дебиторской¦Выдано из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчетных¦ ¦ ¦
¦ ¦лиц по оплате транспорт-¦ ¦ ¦
¦ ¦ных услуг ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦ 18 апреля 2005 г. ¦
+--------------------------------T-------------------------T------------------------T--------------+
¦Списаны расходы по проезду к¦ 1 401 01 222 ¦ 1 208 03 660 ¦ 12 000 ¦
¦месту назначения командировки и¦Расчеты с подотчетными¦Уменьшение дебиторской¦ ¦
¦обратно. ¦лицами по оплате транс-¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦портных услуг ¦ных лиц по оплате транс-¦ ¦
¦ ¦ ¦портных услуг ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Списаны расходы по оплате¦ 1 401 01 212 ¦ 1 208 01 660 ¦ 300 ¦
¦суточных на командировку в¦Расчеты с подотчетными¦Уменьшение дебиторской¦ ¦
¦пределах РФ ¦лицами по оплате труда ¦задолженности по оплате¦ ¦
¦ ¦ ¦труда ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Списаны расходы по служебной¦ 1 401 01 212 ¦ 1 208 01 660 ¦ 280 / 8 120 ¦
¦командировке ¦Расчеты с подотчетными¦Уменьшение дебиторской¦ ¦
¦ ¦лицами по оплате труда ¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦ ¦ных лиц по оплате труда ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Списана отрицательная курсовая¦ 1 401 01 171 ¦ 1 208 01 660 ¦ 280 ¦
¦разница подотчетных сумм на день¦Доходы от переоценки¦Увеличение дебиторской¦ ¦
¦отчета по суточным ¦активов ¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦ ¦ных лиц по оплате труда ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Списаны фактические расходы по¦ 1 401 01 226 ¦ 1 208 07 660 ¦ 320 / 9 280 ¦
¦проживанию в командировке ¦Расчеты с подотчетными¦Уменьшение дебиторской¦ ¦
¦ ¦лицами по оплате прочих¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦услуг ¦ных лиц по оплате прочих¦ ¦
¦ ¦ ¦услуг ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Списана отрицательная курсовая¦ 1 401 01 171 ¦ 1 208 07 660 ¦ 320 ¦
¦разница подотчетных сумм на день¦Доходы от переоценки¦Увеличение дебиторской¦ ¦
¦отчета по найму жилья ¦активов ¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦ ¦ных лиц по оплате прочих¦ ¦
¦ ¦ ¦услуг ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Сдан в кассу остаток неисполь-¦ 1 201 04 510 ¦ 1 208 07 660 ¦ 60 / 1 740 ¦
¦зованной валюты ¦Получено в кассу ¦Уменьшение дебиторской¦ ¦
¦ ¦ ¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦ ¦ных лиц по оплате прочих¦ ¦
¦ ¦ ¦услуг ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Списана отрицательная курсовая¦ 1 401 01 171 ¦ 1 208 07 660 ¦ 60 ¦
¦разница подотчетных сумм на день¦Доходы от переоценки¦Увеличение дебиторской¦ ¦
¦отчета по найму жилья ¦активов ¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦ ¦ных лиц по оплате прочих¦ ¦
¦ ¦ ¦услуг ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------+------------------------+--------------+
¦Сдана валюта из кассы на¦ 1 201 07 510 ¦ 1 201 04 610 ¦ 60 / 1 740 ¦
¦валютный счет ¦Поступления денежных¦Выдано из кассы ¦ ¦
¦ ¦средств учреждения на¦ ¦ ¦
¦ ¦счета в иностранной¦ ¦ ¦
¦ ¦валюте ¦ ¦ ¦
L--------------------------------+-------------------------+------------------------+---------------
Об учете курсовой разницы при расчетах в иностранной валюте читайте главу "Денежные средства".