порядок выдачи наличных под отчет

Категория: Организация и оплата труда
 

Основанием для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива является:

1) утвержденный приказом (распоряжением) руководителя организации список лиц, имеющих право на получение указанных сумм. При этом в приказе в обязательном порядке оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются, по истечении которых подотчетное лицо должно отчитаться в произведенных расходах. С работниками, которые включены в список и периодически получают денежные средства на операционные расходы, в целях сохранности выдаваемых им денег необходимо заключать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;

2) заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя организации.

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача наличных под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.

Выдача денежных средств под отчет оформляется в общеустановленном порядке расходными кассовыми ордерами формы N КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с изм. и доп. от 27 марта, 3 мая 2000 г.).

По истечении срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо, получавшее их, обязано не позднее 3 рабочих дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих их правильность и достоверность. Целесообразность произведенных расходов подтверждает должностное лицо, в подчинении которого находится сотрудник, представивший отчет. Затем авансовый отчет поступает в бухгалтерию для проверки работниками бухгалтерской службы организации, после чего дается на утверждение руководителю организации. В случае положительной резолюции руководителя авансовый отчет принимается к учету.

Если подотчетное лицо не представило в установленные сроки авансовый отчет об израсходовании выданных ему денежных средств либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм авансов, бухгалтер организации имеет право удержать из оплаты труда сумму такой задолженности с соблюдением норм, установленных действующим законодательством.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Наличные предоставляются в подотчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утверждено решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. N 40).

Иногда получается так, что работнику приходится потратить больше средств, чем ему было выдано под отчет. В связи с этим на основании расходного кассового ордера ему выплачивается потраченная сумма.

Бывают случаи, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму. В этой ситуации согласно распоряжению работодателя (не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) у работника удерживается эта сумма из зарплаты.

Командированному работнику оплачиваются:

1) расходы по найму жилого помещения;

2) расходы по проезду к месту командировки и обратно;

3) суточные;

4) другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Аванс выдается в рублях. Однако если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется.

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется (подп. "г" п. 9 ст. 1 Закона РФ "О валютном регулировании и валютном контроле").

Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.

Внимание: покупать наличную валюту (или дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов в обменных пунктах запрещено (Федеральный закон от 10.12.2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (с изм. и доп. от 29.06.2004 г.)).

Штраф за такое нарушение составляет от 40 000 до 50 000 рублей (п. 4 ст. 15.25 КоАП РФ).

Внимание: если вы купили валюту для командировочных расходов, то ни на что другое вы ее расходовать уже не можете.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше, чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты.

Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок.

Внимание: даже если командируемые работники вывозят за границу более 10 000 долларов США наличными, они не должны получать разрешение Банка России.

При единовременном вывозе из РФ физическими лицами-резидентами и физическими лицами-нерезидентами наличной иностранной валюты в сумме, равной в эквиваленте 3 000 долларов США или не превышающей этой суммы, вывозимая наличная иностранная валюта не подлежит декларированию таможенному органу.

При единовременном вывозе из РФ физическими лицами-резидентами и физическими лицами-нерезидентами наличной иностранной валюты в сумме, превышающей в эквиваленте 3 000 долларов США, вывозимая наличная иностранная валюта подлежит декларированию таможенному органу путем подачи письменной таможенной декларации на всю сумму вывозимой наличной иностранной валюты.

Единовременный вывоз из РФ физическими лицами-резидентами и физическими лицами-нерезидентами наличной иностранной валюты в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 долларов США, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 Федерального закона от 10.12.2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (с изм. и доп. от 29.06.2004 г.).

Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования.

Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение 5 дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.

В настоящее время этот размер составляет 100 руб. за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93).

Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Данные расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

 

Пример

Работник ЗАО "Полюс" А.Н. Сомов с 9 по 11 сентября 2004 г. (три дня) направляется в служебную командировку. По приказу руководителя "Полюса" размер суточных для командировок по территории РФ составляет 500 руб. в сутки.

Бухгалтер "Полюса" должен выдать Сомову суточные в размере:

500 руб./дн. х 3 дн. = 1500 руб.

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.

 

Пример

В ноябре 2003 г. работник ООО "Русь" А.Н. Иванов был направлен в служебную командировку.

Ситуация 1

Иванов выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется 20 ноября 2004 г. в 23.59. Иванов вернулся из командировки 25 ноября 2004 г. в 18.00.

Первым днем командировки будет считаться 20 ноября, а последним - 25 ноября 2004 г. Бухгалтер ООО "Русь" должен выплатить суточные за 6 дней.

Ситуация 2

Иванов выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется 21 ноября 2004 г. в 00.03. Иванов вернулся из командировки 25 ноября 2004 г. в 22.00.

Первым днем командировки будет считаться 21 ноября, а последним - 25 ноября 2004 г. Бухгалтер ООО "Русь" должен выплатить суточные за 5 дней.

Ситуация 3

Иванов вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 мин езды от города. Самолет вылетает 21 ноября 2004 г. в 00.40.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 23.30. Иванов вернулся из командировки 25 ноября 2004 г. в 15.00.

Первым днем командировки будет считаться 20 ноября, а последним - 25 ноября 2003 г. Бухгалтер ООО "Русь" должен выплатить суточные за 6 дней.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для иностранного государства, в которое был направлен работник.

 

Интересное